Obecnie większość naszej pracy, nauki, a także osobistych wspomnień zapisana jest w cyfrowej formie i nie ma swojego fizycznego odpowiednika. Co więcej, informacja stała się jednym z najcenniejszych zasobów. Dlatego, tak ważne jest odpowiednie zabezpieczenie tych danych – niezależnie od tego czy są to nasze pamiątkowe zdjęcia, czy też ważne dokumenty lub też niezastąpione firmowe pliki i arkusze. Jednym z takich sposób jest stworzenie kopii zapasowej, a zbliżający się Światowy Dzień Backupu wypadający 31 marca to idealna okazja, aby to zrobić.
Utrata danych w dzisiejszym świecie to poważna i realna sprawa. Nie raz słyszeliśmy o atakach hakerskich, blokady dostępu do zgromadzonych danych oraz ich wykradaniu. Dodajmy jeszcze do tego zwykłą awarię sprzętową, która uniemożliwi nam korzystanie z urządzenia, czy też przypadkowe usuniecie plików przez samych użytkowników – przecież nikt nie jest doskonały. A dane z punktu widzenia biznesu są najważniejszym firmowym zasobem. Zresztą nasze prywatne życie coraz częściej oparte jest na technologii i związanych z nią informacjami cyfrowymi. Przecież na naszych komputerach i telefonach trzymamy ogromną ich ilość. Co byłoby gdybyśmy nagle stracili do nich dostęp? A gdyby była to utrata bezpowrotna? Czy na samą myśl o tym poczuliście się nieswojo? To oznacza, że trzymacie dane, które są dla Was ważne. Co zatem zrobić, aby znacznie ograniczyć to zagrożenie?
Backup = kopia zapasowa
Na początku odpowiedzmy sobie na pytanie czym jest backup. Słownik oksfordzki określa to słowo jako kopię pliku (lub innej informacji) stworzoną na wypadek uszkodzenia oryginału. Po polsku to nic innego jak kopia zapasowa – chociaż trzeba przyznać, że backup bardzo mocno rozpowszechnił się w naszej ojczystej mowie. Bardzo ważne, aby nie mylić backupu (kopii zapasowej – będziemy używali tych pojęć zamiennie) z archiwizacją danych – to dwa zupełnie odrębne pojęcia. Ponieważ archiwizacja to przeniesienie danych w inne miejsce, w celu ich długotrwałego przechowywania, a nie tworzenie ich kopii. Co więcej należy pamiętać o robieniu kopii zapasowej także zarchiwizowanych danych 🙂 Backup polega na regularnym zapisywaniu i nadpisywaniu posiadanych danych przez ich nowsze i bardziej aktualne wersje.
Dlaczego to takie ważne?
Ponieważ wg informacji podanych na stronie World Backup Day utrata plików jest zjawiskiem znacznie częstszym niż można się tego spodziewać. Wszelkie awarie sprzętowe, wypadki z urządzeniami, ich przypadkowe zniszczenie, po katastrofy naturalne mogą spowodować bezpowrotną utratę danych. Mały wypadek taki jak upuszczenie, zalanie, utopienie telefonu może okazać się tragiczny w skutkach dla informacji w nim zapisanych. Wliczając w to zdarzające się kradzieże okazuje się, że na świecie w każdej jednej minucie dotyka to 113 telefonów (!). Daje to liczbę 6780 urządzeń na godzinę oraz ponad 162 000 takich na dobę, a w ujęciu rocznym będzie to niemal 60 milionów. Warto jest więc odpowiednio zabezpieczyć swoje dane nie tylko przed cybernetycznymi atakami – tu wg podanych danych zainfekowaniu ulega 1 na 10 komputerów każdego miesiąca, ale także przed niespodziewaną utratą danych – 29% katastrof z tym związanych ma miejsce przez zupełny przypadek. Biorąc pod uwagę, że 30% osób nigdy nie zrobiło kopii zapasowej, ilość danych, które bezpowrotnie przepadły będzie olbrzymia. Niemal każda osoba, która doświadczyła takiej straty była przekonana, że jej to nie spotka (stąd brak utworzenia kopii zapasowej). Należy zatem zadać sobie pytanie – czy mogę sobie pozwolić na utratę ważnych plików? Niezależnie od tego czy są to niezbędne dokumenty, czy też zdjęcia i filmy z wakacji z bliskimi nam osobami. Każdy z nas ma pliki, z którymi nie chce się rozstać.
Przyczyny utraty danych
Może być ich wiele – poniżej przedstawiliśmy najczęściej zdarzające się sytuacje
- Awaria sprzętu – żadne urządzenie nie ma dożywotniej gwarancji działania, krótko i prosto mówiąc rzeczy się zużywają i jest to naturalne. Taka awaria związana jest z uszkodzeniem sprzętu i może być ona mechaniczna, elektroniczna i w przypadku danych tzw. logiczna.
- Awaria zasilania – w większości przypadków dotyczy komputerów stacjonarnych. Nagły zanik napięcia powoduje wyłączenie się urządzenia przez co możemy utracić niezapisane dane, na których pracujemy. W przypadku nagłego skoku napięcia konsekwencje mogą być o wiele gorsze gdyż uszkodzeniu może ulec elektronika.
- Kradzież / zagubienie sprzętu – urządzenia elektroniczne to „łakome kąski” dla złodziei nie tylko ze względu na samą wartość urządzeń, ale także zapisanych na nich danych. Jeśli chodzi o zagubienie sprzętu – może przydarzyć się ona każdemu, wszystko zależy od stopnia roztargnienia w danym momencie, a na to ma wpływ ogrom niezależnych od nas czynników.
- Zainfekowanie wirusem – do najgroźniejszych należą te, które trwale niszczą dane zgromadzone w pamięci naszego urządzenia.
- Ataki hakerskie – przestępczość internetowa niestety stale się rozwija, a my nie raz słyszeliśmy o atakach w sieci. Jedne z nich polegają na kradzieży danych, inne na zablokowaniu do nich dostępu poprzez ich zaszyfrowanie.
- Błąd ludzki – każdemu może zdarzyć się przypadkowe usunięcie pliku, całego folderu, dysku lub nawet danych zapisanych na serwerze. Wszystko zależy od tego w jaki sposób korzystamy z urządzenia i jakie mamy dostępy do zapisanych danych. Niemniej należy pamiętać, że nie jesteśmy nieomylni i często to człowiek jest najsłabszym ogniwem procedur.
- Katastrofy naturalne – to rzeczy, których nie jesteśmy wstanie przewidzieć. Powódź, pożar, wichura, gwałtowna burza, aż po trzęsienia ziemi, tsunami i wybuchy wulkanów (te ostatnie na szczęście nie w naszym kraju) – to zjawiska przyrodnicze nad którymi nie mamy władzy. Jedno jednak jest pewne – wszystkie z nich stanowią realne zagrożenie dla urządzeń elektronicznych.
Metody przechowywania danych
Jeszcze kilkanaście lat temu jedną z popularnych metod robienia kopii zapasowych było nagrywanie ich na płyty CD, a później DVD. Niestety one same dość łatwo ulegały uszkodzeniom mechanicznym co powodowało niemożliwość odczytu, a więc z punktu widzenia backupu stawało się to zupełnie niepraktyczne. Obecnie mamy o wiele lepsze i łatwiejsze w zastosowaniu rozwiązania. Podzieliliśmy je na dwie kategorie:
- Nośniki zewnętrzne
- Rozwiązania chmurowe
Zewnętrzne nośniki danych to nic innego jak dyski zewnętrzne lub np. pendrivy. W ich przypadku mamy pewność, że o ile taki dysk nie jest podłączony do komputera z dostępem do sieci, to ochroni on nasze zduplikowane dane przed atakami hakerskimi. Jest to bezpieczne rozwiązanie, natomiast musimy pamiętać o regularnym przenoszeniu wszystkich informacji na zewnętrzny nośnik.
Drugim rozwiązaniem będzie trzymanie kopii zapasowej w chmurze. Jest to wygodne rozwiązanie o ile mamy stały dostęp do sieci. Możemy ustawić czas w jakim cyklicznie będzie następowało nadpisywanie się informacji. Należy jednak pamiętać o odpowiednim zabezpieczeniu dostępu do naszej kopii.
Wielu producentów telefonów umożliwia trzymanie danych w swoich chmurach. W takim przypadku wysyłamy nasze dane bezpośrednio na ich serwery przewidziane do takiego rozwiązania. Ilość miejsca jakie mamy do wykorzystania będzie także zależała od tego, kto wyprodukował nasze urządzenie. Zazwyczaj możemy ją powiększyć za pomocą jednorazowej lub stałej miesięcznej opłaty. W tym celu musimy utworzyć odpowiednie konto użytkownika i w ustawieniach telefonu przejść przez konfigurację tworzenia kopii zapasowej – tu zaznaczamy, które dane mają zostać przesłane na wirtualne serwery.
Utworzenie backupu umożliwia także Dysk Google (analogicznie w przypadku iCloud) – tu również musimy mieć założone konto (któż z nas nie ma Gmaila lub nie korzysta ze sklepu Google Play lub iStore w przypadku Apple?). Co ciekawe to rozwiązanie pozwala także na przywrócenie kopii zapasowej Android (lub iOS) – co może okazać się zbawienne w przypadku kradzieży, zagubienia lub też zniszczenia naszego obecnego telefonu. Jest to także wygodne rozwiązanie w momencie kupna nowego urządzenia i przenoszenia danych – chociaż tu także dostępnych jest wiele aplikacji umożliwiających przesłanie danych. Warto także zastanowić się nad utworzeniem kopii zapasowej na innym urządzeniu – w przypadku telefonów będzie to np. komputer. Miejmy na uwadze to, że musimy pamiętać o tym, żeby raz na jakiś fizycznie połączyć urządzenia i przesłać dane.
Zalety i wady tworzenia kopii zapasowych
Czy tworzenie backupu ma jakieś wady? My ich nie znaleźliśmy – także ten punkt mamy już odhaczony 😉 Jakie są zalety? Przede wszystkim brak utraty ważnych dla nas danych – aż tyle i tylko tyle. Oprócz tego:
- Ochrona przed konsekwencjami awarii sprzętu i oprogramowania
- Zabezpieczenie przed atakami hakerskimi
- Możliwość przywrócenia poprzednich wersji plików
- Spokój i pewność, że dane są bezpieczne.
Każdy, kto choć raz utracił i nie odzyskał plików wie, jakie jest to istotne. Niezależnie od tego, czy chodzi o niezbędne dokumenty, czy też nagromadzone wspomnienia. Może to także oznaczać spore sumy zaoszczędzonych pieniędzy, ponieważ odzyskiwanie danych do tanich nie należy. W zależności od stopnia skomplikowania tego procesu kwoty mogą iść w tysiące złotych.
O czym pamiętać?
Aby nasz backup był wykonany prawidłowo należy:
- Wybrać odpowiednie narzędzie do jego utworzenia– spośród wielu dostępnych na rynku
- Określić częstotliwość i miejsce przechowywania kopii zapasowych–wg własnego uznania
- Testować proces przywracania danych– aby nie zostać niemile zaskoczonym (i to podwójnie)
- Zadbać o redundancję – przechowywać kopie zapasowe na różnych nośnikach(w różnych miejscach)
- Wykonywać backupy regularnie – pomoże w tym automatyczna konfiguracja
Jeszcze jedna bardzo ważna uwaga. Pamiętajcie o złotym standardzie tworzenia kopii zapasowych. O czym on mówi? Jest to tzw. metoda 3-2-1, która jest najbezpieczniejszym podejściem do polityki backupu. Polega ona na tym, aby przechowywać przynajmniej 3 kopie zapasowe, 2 z nich na różnych urządzeniach (nośnikach), a 1 z nich w innej lokalizacji niż ta, w której je tworzymy i zapisujemy.
Światowy Dzień Backupu to doskonała okazja, aby przypomnieć sobie o ważności regularnego tworzenia kopii zapasowych zgromadzonych danych. Zapewnia to bezpieczeństwo samych danych jak i naszej prywatności. Oby utrata danych nigdy Was nie dotknęła 🙂 Nie czekajcie i zadbajcie o backup już dziś!
